Créances clients : définition, gestion et recouvrement

‍Qu’est ce qu’une créance client ? Comment maîtriser le processus de recouvrement ? Découvrons ensemble toutes les bonnes pratiques concernant la gestion des créances clients.

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Qu'est-ce qu'une créance client?

Les créances clients représentent les sommes dues à une entreprise par ses clients pour les biens ou services qu'elle a fournis. Par exemple, si vous êtes un fabricant de chaussures et que vous vendez une centaine de paires à une boutique sur facture avec un paiement différé, cette facture devient une créance dans votre comptabilité jusqu'à ce que le client règle la facture.

A ce stade, il convient de noter que le terme "débiteur" est utilisé pour désigner le client qui doit la somme indiquée sur la facture, tandis que le "créancier" est l'entreprise qui attend le paiement.

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Les créances clients dans la comptabilité

Les créances clients occupent une place cruciale dans la comptabilité. Elles sont enregistrées à l'actif du bilan, plus précisément dans la catégorie "Immobilisations financières".

Lorsqu'une entreprise livre un bien ou fournit un service, le compte 411 est immédiatement débité. Parallèlement, le compte 70 est crédité pour refléter cette transaction.

Si le client dépasse les délais de paiement sans s'être acquitté de sa dette, il est alors nécessaire d'ajuster les écritures comptables. Dans un tel cas, le compte 411 est crédité, tandis que le compte 416, dédié aux retards de paiement, est débité. Cette action garantit que la comptabilité reflète avec précision la situation financière de l'entreprise par rapport à ses clients.

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Comment bien gérer ses créances clients ?

La gestion efficace des créances clients est un élément vital pour la santé financière d'une entreprise. Il s'agit essentiellement de surveiller et de contrôler les délais de paiement des clients pour maintenir une trésorerie saine et minimiser les risques de défaut de paiement.

Un objectif : maîtriser son BFR

Un élément clé dans la gestion des créances clients est la maîtrise du Besoin en Fond de Roulement. Le BFR représente la somme d'argent nécessaire à une société pour financer son cycle d'exploitation, c'est-à-dire la période qui s'écoule entre le moment où l'entreprise investit de l'argent pour produire et vendre des biens ou des services, et le moment où elle reçoit le paiement de ses clients. Un BFR élevé signifie que l'entreprise a beaucoup d'argent immobilisé dans le cycle d'exploitation, ce qui peut créer des problèmes de trésorerie et un impact négatif sur la liquidité globale. Le créancier peut contribuer à réduire le BFR, en accélérant le recouvrement des créances et en minimisant les retards de paiement, tout en réduisant l'encours de créances.

Définir des politiques de crédits claires

Une bonne gestion des créances commence par la mise en place de politiques de crédit claires. Ces politiques doivent définir les conditions de crédit, les limites de crédit et les procédures de recouvrement pour chaque client, adaptées spécifiquement aux besoins des entreprises concernées.

Mettre en place un outil de gestion des créances

Les outils de gestion des créances peuvent grandement faciliter ce processus. De nombreux logiciels professionnels peuvent vous aider à suivre la facturation, à établir des rappels automatiques pour les paiements en retard et même à analyser le comportement de paiement des clients pour identifier les tendances et les risques potentiels.

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Les différents types de créances clients

Dans le monde des affaires, il existe une multitude de termes pour décrire les différents stades d'une créance. Une bonne compréhension de ces termes et de leur définition comptable peut aider à mieux gérer le cycle de vie d'une créance. Voici quelques-uns des termes les plus couramment utilisés.

Créance en germe

Une créance est dite "en germe" lorsque la facture correspondante n'est pas encore exigible, parce que la prestation de service ou la livraison de la marchandise n'est pas entièrement réalisée. C'est une étape initiale du cycle de vie de la créance.

Créance certaine

Une créance est considérée comme "certaine" lorsque son existence est incontestablement établie par des documents tels qu'un devis signé, un bon de commande, un bon de livraison validé, ou une correspondance par courrier ou email confirmant la transaction.

Créance douteuse

Une créance est dite "douteuse" lorsque l'entreprise cliente éprouve des difficultés financières, rendant improbable le recouvrement partiel ou total de la facture, augmentant ainsi le volume d'impayés potentiels. Cela ne signifie pas nécessairement que la créance est irrécouvrable, et en général, la récupération de la TVA n'est pas autorisée tant qu'elle reste douteuse.

Créance litigieuse

Une créance est considérée comme "litigieuse" si le client conteste la réalisation de la prestation ou la livraison de la marchandise et refuse en conséquence de payer la facture, invoquant souvent des arguments de droit pour soutenir sa position.

Créance exigible

Une créance devient "exigible" lorsque la date limite de paiement inscrite sur la facture a été atteinte, appelant ainsi au règlement. En général, une créance est exigible dès la réception de la facture, à moins qu'un délai de crédit ne soit accordé.

Créance liquide

Une créance est dite "liquide" lorsque tous les éléments nécessaires à son évaluation sont présents sur la facture, notamment le montant et la devise.

Créance ancienne

Une "créance ancienne" désigne une créance dont la date de paiement est dépassée et qui n'a pas été recouvrée. Après un certain délai, généralement de deux ans, la créance devient prescrite et l'entreprise ne peut plus la recouvrer par voie judiciaire.

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Quelles sont les indicateurs clés de performance (KPI) des créances clients ?

Un élément essentiel pour optimiser les créances clients est de surveiller les indicateurs clés de performance. Les KPI les plus importants sont le délai moyen de recouvrement des créances (Days Sales Outstanding ou DSO) et le taux de défaut de paiement.

Le DSO (Days Sales Outstanding)

Le DSO mesure le temps moyen nécessaire pour recouvrer une créance une fois que la vente a été réalisée. Un DSO plus court est généralement préférable, car il signifie que l'entreprise récupère son argent plus rapidement.

Le taux de défaut de paiement

Le taux de défaut de paiement est le pourcentage de factures qui restent impayées après une certaine période. Un taux de défaut élevé peut indiquer un problème dans les politiques de crédit ou le processus de vente et de recouvrement.

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Recouvrement des créances clients

Avant de parler de recouvrement, parlons d'abord de la notion de "relance". La relance est une action importante pour inciter le débiteur à régler sa dette. Elle peut se faire de manière amiable, par exemple par un appel téléphonique ou un email de rappel, avant de passer à des mesures plus formelles qui impliquent un risque accru de détérioration de la relation client.".

Même avec la meilleure stratégie de gestion des créances, il est inévitable que certaines factures restent impayées. Dans ces cas, une entreprise doit passer à l'étape de recouvrement des créances. Il s'agit d'un processus souvent délicat qui vise à récupérer les fonds dus sans endommager la relation client.

Le recouvrement commence généralement par une série de rappels amicaux, par courrier ou par email, signalant le retard de paiement au client. Si cela ne fonctionne pas, l'entreprise peut alors passer à des mesures plus formelles, telles que l'envoi d'une lettre de mise en demeure.

Si le client ne répond toujours pas ou refuse de payer, il peut être nécessaire de faire appel à une agence de recouvrement ou à un avocat. Dans certains cas, il peut être nécessaire d'engager une procédure judiciaire pour récupérer la dette. Cependant, ces mesures devraient toujours être le dernier recours, car elles peuvent endommager la relation avec le client et entraîner des coûts supplémentaires.

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Les meilleures pratiques pour le recouvrement des créances

Une bonne pratique pour le recouvrement des créances est d'établir une stratégie claire et cohérente qui commence dès le premier jour de retard de paiement. Ce processus peut comprendre des rappels automatiques, des appels téléphoniques et éventuellement des lettres de mise en demeure.

Il est également utile d'établir une communication ouverte avec les clients. Si un client a des difficultés financières, il peut être possible de trouver un arrangement, comme un plan de paiement échelonné, qui bénéficie à la fois au client et à l'entreprise.

Il est important de documenter toutes les communications et les actions entreprises lors du recouvrement d'une créance. Cette documentation peut être essentielle si l'entreprise doit engager une procédure judiciaire pour recouvrer la dette.

Enfin, il est important de rappeler que le contrat entre l'entreprise et le client doit toujours inclure des clauses claires concernant le paiement des factures, y compris le montant, la date d'échéance et les conséquences d'un retard de paiement. Il peut également être utile d'inclure une clause permettant à l'entreprise de recouvrer les frais juridiques en cas de litige. Cela peut encourager les clients à payer à temps et aider à éviter les coûts de recouvrement.

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Conclusion

Les créances clients sont un aspect essentiel de la gestion financière d'une entreprise. Une gestion efficace des créances peut aider à maintenir une trésorerie saine et à minimiser le risque de défaut de paiement. De plus, une stratégie de recouvrement efficace peut aider à récupérer les fonds impayés tout en préservant les relations avec les clients. Il est donc essentiel pour toute entreprise d'avoir une bonne compréhension de ces concepts et de mettre en place des systèmes efficaces pour la gestion et le recouvrement des créances.

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