Maîtriser l’encours client : définition et mode de calcul

Comment maîtriser l'encours client ? Découvrez sa définition, son mode de calcul, les méthodes pour l’optimiser, et les différences avec l'encours fournisseur.

Introduction

La finance d’entreprise regorge de concepts et de terminologies qui peuvent sembler complexes pour le non-initié. L'un de ces termes essentiels est l'encours client, une métrique clé dans le monde de la gestion d'entreprise. Dans cet article, nous définirons l'encours client, expliquerons comment le calculer et découvrirons son importance dans la gestion financière d’une entreprise.

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Définition de l'Encours Client

L'encours client, également connu sous le nom d'encours de facturation, désigne le montant total des créances qu'une entreprise a envers ses clients à un moment donné. En d'autres termes, il s'agit de la somme totale due par les clients à une entreprise pour les biens et services qu'elle leur a fournis. La maîtrise de l'encours client est une compétence essentielle en gestion d'entreprise, car elle donne un aperçu précis de la performance financière et des flux de trésorerie de l'entreprise.

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Calcul de l'Encours Client

Le calcul de l'encours client est une tâche simple mais cruciale. Il est déterminé par la somme de toutes les factures émises par l'entreprise qui n'ont pas encore été réglées par ses clients. Voici la formule de calcul:

Encours client = (Factures en cours + Factures échues) - Paiements reçus

La surveillance et la gestion régulières de l'encours client sont indispensables, car un encours élevé peut signaler des difficultés à recouvrer les créances, ce qui peut affecter la liquidité et la stabilité financière de l'entreprise.

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Les défis de la gestion de l'Encours Client

La gestion de l'encours client présente des défis pour de nombreuses entreprises. Le principal problème est le risque d'impayés ou de retards de paiement, qui peuvent affecter négativement les flux de trésorerie de l'entreprise. Les délais de paiement longs ou imprévisibles peuvent également poser des problèmes, car ils peuvent rendre difficile la planification financière et limiter la capacité de l'entreprise à réinvestir dans ses opérations ou à répondre à des opportunités de croissance.

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Encours Clients vs Encours Fournisseurs

Alors que l'encours client fait référence à l'argent dû à l'entreprise par ses clients, l'encours fournisseur représente l'argent que l'entreprise doit à ses fournisseurs. En d'autres termes, l'encours client est une créance pour l'entreprise, tandis que l'encours fournisseur est une dette.

La gestion de l'encours client et de l'encours fournisseur est un aspect crucial de la gestion de la trésorerie. Un encours client élevé peut signifier que l'entreprise a beaucoup d'argent qui lui est dû, ce qui peut affecter ses liquidités si les clients sont lents à payer. D'autre part, un encours fournisseur élevé peut indiquer que l'entreprise a beaucoup de dettes à court terme à régler, ce qui peut également affecter ses liquidités si elle ne dispose pas des fonds nécessaires pour payer ses fournisseurs à temps.

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Comment Optimiser l'Encours Client ?

Une gestion optimale de l'encours client est vitale pour la santé financière de toute entreprise. Voici quelques stratégies efficaces pour optimiser l'encours client :

1. Établir une politique de crédit claire

Établir une politique de crédit claire et cohérente est la première étape pour optimiser l'encours client. Cela inclut des termes et conditions de paiement clairement définis, des critères pour évaluer la solvabilité des clients et des processus pour gérer les retards de paiement.

2. Organiser une facturation rapide et précise

Une facturation rapide et précise peut aider à réduire les délais de paiement et donc à optimiser l'encours client. Assurez-vous que vos factures sont précises, complètes et envoyées rapidement après la livraison des biens ou services.

3. Mettre en place des stratégies de recouvrement

Mettre en place des stratégies de recouvrement efficaces est essentiel pour garantir le paiement des factures. Cela peut inclure des mesures telles que le recours à des agences de recouvrement pour les comptes en souffrance, l'introduction de sanctions pour les retards de paiement, et la compréhension des aspects juridiques du recouvrement de créances.

4. Mettre en place un processus de relance

L'envoi de rappels de paiement avant la date d'échéance de la facture et la proposition d'options de paiement flexibles sont des exemples de stratégies de relance qui peuvent encourager les paiements en temps opportun et contribuer à optimiser l'encours client. Il peut également être intéressant d’automatiser les processus de relance.

5. Suivre régulièrement les comptes clients

Un suivi régulier des comptes clients permet de détecter rapidement les retards de paiement et de prendre des mesures pour recouvrer les sommes dues. Utilisez un système de gestion de comptes clients pour suivre les paiements et envoyer des rappels automatiques pour les factures impayées.

6. Proposer des incitations au paiement rapide

Proposez des incitations, comme des remises, pour encourager les clients à payer leurs factures rapidement. Cela peut aider à réduire les délais de paiement et à accélérer les flux de trésorerie.

7. Former le personnel

Assurez-vous que votre personnel comprend l'importance de la gestion de l'encours client et qu'il est formé aux meilleures pratiques en matière de crédit, de recouvrement, et de relance. Cela peut aider à garantir que votre équipe est proactive dans la gestion de l'encours client.

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Lien entre l'Encours Client et l'Affacturage

L'encours client est directement lié à un autre concept clé dans la gestion d'entreprise - l'affacturage. L'affacturage est une solution financière qui permet aux entreprises de transformer leurs factures impayées en liquidités immédiates. Autrement dit, une entreprise vend ses factures non payées à une société d'affacturage, qui verse ensuite une avance sur ces factures, généralement entre 70% et 90% de leur valeur totale. C'est un outil précieux pour les entreprises cherchant à optimiser la gestion de leur encours client.

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L'Affacturage en action : maîtrise de l'Encours Client

L'affacturage peut aider les entreprises à maîtriser leur encours client de plusieurs manières:

1. Amélioration de la trésorerie : L'affacturage transforme les factures impayées en liquidités, ce qui améliore la trésorerie de l'entreprise. Cela signifie que l'entreprise a plus de ressources pour investir dans ses opérations et sa croissance.
2. Réduction du risque de défaut de paiement : La société d'affacturage peut assumer le risque de non-paiement des factures. Cela permet à l'entreprise de se concentrer sur son cœur de métier sans avoir à se soucier des défauts de paiement.
3. Gestion des recouvrements : Les sociétés d'affacturage prennent en charge le processus de recouvrement des factures. Cela peut libérer du temps et des ressources pour l'entreprise, lui permettant de se concentrer sur d'autres aspects de ses opérations.

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Flowie : La plateforme pour vous aider à maîtriser votre Encours Client

Flowie est une plateforme qui simplifie la gestion de votre encours client, offrant une visibilité claire et précise sur vos créances en temps réel. Vous pouvez suivre toutes vos factures émises, leur statut actuel et recevoir des notifications en temps réel pour chaque action effectuée sur une facture.

Par exemple, vous êtes informé lorsque vos clients planifient leurs paiements. Cela vous permet de mieux anticiper vos entrées de trésorerie, optimisant ainsi la gestion de votre encours client.

Par ailleurs, Flowie propose des outils efficaces pour optimiser les processus de recouvrement et de relance. Ces outils peuvent vous aider à minimiser les retards de paiement, à améliorer la communication avec les clients, et à réduire l'encours client.

C’est une solution à destination des entreprises qui cherchent à maîtriser leur encours client, simplifier la gestion des factures, et exploiter efficacement les données de facturation.