Top 7 des meilleurs logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs

Dans un contexte où la digitalisation est devenue une nécessité, la dématérialisation des factures fournisseurs est une étape cruciale pour les entreprises cherchant à optimiser leurs processus et à se conformer aux réglementations en vigueur. Dans cet article, nous vous proposons un comparatif des 7 meilleurs logiciels de dématérialisation des factures en 2023.

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Qu’est-ce qu’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?

Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs est un outil technologique avancé qui facilite la transformation des factures reçues sous forme papier ou dans d'autres formats non structurés, tels que des images ou des PDF, en données électroniques structurées. Cette transformation est cruciale pour plusieurs raisons :

1. Facilitation de la Gestion des Données

• Organisation Structurée : Les données structurées permettent une organisation plus claire et plus ordonnée des informations, facilitant ainsi leur gestion et leur analyse.
• Recherche Rapide : Les données structurées peuvent être indexées de manière à permettre une recherche rapide et efficace, économisant ainsi du temps et des efforts.

2. Intégration dans les Systèmes d'Information d'Entreprise

• Compatibilité : Les données électroniques structurées peuvent être facilement intégrées dans divers systèmes d'information d'entreprise, tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP).
• Flux de Travail Automatisés : Cela permet également de créer des flux de travail automatisés, où les données de facture peuvent être directement alimentées dans les systèmes comptables et financiers, réduisant ainsi les étapes manuelles et les erreurs potentielles.

3. Optimisation des Processus Comptables et Financiers

• Réduction des Erreurs : La conversion des factures en données électroniques structurées réduit considérablement les chances d'erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données.
• Analyse Financière : Les données structurées facilitent également l'analyse financière, permettant aux entreprises d'extraire des insights précieux sur leurs dépenses et leurs relations avec les fournisseurs.

4. Conformité et Sécurité

• Conformité Réglementaire : Les données électroniques structurées peuvent être configurées pour se conformer aux normes réglementaires en vigueur, garantissant ainsi que les entreprises respectent les exigences légales. Par exemple, en vue de la réforme de la facturation électronique en France, les factures devront être au format Factur-X.
• Sécurité des Données : Les logiciels de dématérialisation offrent également des fonctionnalités de sécurité avancées, garantissant que les données sensibles sont protégées contre les accès non autorisés et les violations de données.

En somme, un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs sert de pont entre les méthodes traditionnelles de gestion des factures et les techniques modernes basées sur la technologie, facilitant une transition en douceur vers une gestion des factures plus efficace et plus sécurisée.

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Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs ?

1. Conversion des Formats : Ces logiciels peuvent convertir des factures reçues sous divers formats (papier, PDF, images) en données électroniques qui peuvent être facilement traitées et analysées.
2. Automatisation des Processus : Ils automatisent le processus de saisie des données, réduisant ainsi les erreurs humaines et économisant du temps.
3. Intégration avec les Systèmes Existant : Ils peuvent s'intégrer avec des systèmes de gestion existants (comme les ERP) pour faciliter le traitement et le paiement des factures.
4. Conformité Légale : Ces logiciels aident les entreprises à se conformer aux exigences légales en matière de conservation et de gestion des factures.
5. Archivage : Ils permettent une recherche et une récupération faciles des factures grâce à des fonctionnalités de recherche avancées.
6. Analyse et Reporting : Ils offrent des outils d'analyse et de reporting qui aident les entreprises à suivre et à gérer leurs dépenses.
7. Sécurité et Confidentialité : Ces logiciels assurent la sécurité et la confidentialité des données en utilisant diverses mesures de sécurité.

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Les 7 meilleurs logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs en 2023

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Deltic

Deltic est un logiciel de dématérialisation des documents, spécialisé dans la gestion des factures clients et fournisseurs ainsi que des dossiers RH. Il est particulièrement adapté aux secteurs du transport, du BTP, du conseil-service, du négoce et de l'industrie.

Il automatise la gestion des flux documentaires de votre entreprise grâce à l'intelligence artificielle, simplifiant ainsi la saisie et l'archivage des documents, et facilitant la validation grâce à un workflow intuitif. De plus, il garantit une sécurité optimale avec des documents encryptés et stockés sur des serveurs français ultra-sécurisés.

Quelles sont les fonctionnalités de Deltic ?

• Dématérialisation de factures
• Archivage
• Gestion de ressources humaines
• Workflow

Quels sont les avantages de Deltic ?

• Service client avec un chargé de projet dédié
• Technologie IA
• Intégration avec les principaux ERP du marché
• Nombreuses certifications réglementaires et de sécurité

Tarifs

• 155€/mois à 295€/mois

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B2Brouter

B2Brouter est une plateforme complète et ouverte de dématérialisation des factures clients et fournisseurs, qui va au-delà en gérant également d'autres types de documents tels que les bons de commande ou les devis. Il est particulièrement adapté aux entreprises B2B, offrant une large couverture fonctionnelle et une facilité de connexion avec vos ERP et autres outils de gestion, facilitant ainsi la collaboration avec des partenaires étrangers.

Plus généralement, B2Brouter facilite l'automatisation des processus de gestion documentaire, permettant ainsi une meilleure traçabilité et une réduction des coûts opérationnels.

B2Brouter se distingue par sa capacité à faciliter la communication et la collaboration avec les partenaires commerciaux, même à l'étranger, grâce à sa prise en charge de différents réseaux et formats. Sa flexibilité en termes d'offres, allant de la version gratuite à des offres payantes plus riches en fonctionnalités, permet de trouver la formule qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget.

Quelles sont les fonctionnalités de B2Brouter ?

• Dématérialisation
• Gestion des documents électroniques

Quels sont les avantages de B2Brouter ?

• Couverture internationale
• Dématérialisation d’une large gamme de documents (facture, bon de commande, devis)
• Intégrations avec certains logiciels de gestion
• Respect des lois et normes internationales

Tarifs

0 à 300€/an

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Sellsy

Créé en 2009, Sellsy est un logiciel de gestion commerciale tout-en-un, idéal pour les TPE, PME et start-ups. Il propose un module de facturation qui dématérialise toutes les opérations relatives à vos factures, de la création à l'intégration dans votre comptabilité. Sellsy devrait également être conforme aux nouvelles exigences de la réforme de la facturation électronique en se positionnant comme PDP.

Finalement, Sellsy est une solution française tout-en-un qui centralise toutes les opérations liées à la vente ainsi que l'historique de vos échanges clients sur une seule plateforme. Il se distingue par sa simplicité d'utilisation, facilitant ainsi la collaboration entre les équipes et permettant un gain de temps précieux.

Quelles sont les fonctionnalités de Sellsy ?

• Dématérialisation
• Gestion commerciale
• Gestion de trésorerie
• Facturation

Quels sont les avantages de Sellsy ?

• Solution “tout en un”
• Facilité d’utilisation
• Capacités d’automatisation
• Service client réactif

Tarifs

• Environ 60€/mois et par utilisateur

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Axonaut

Axonaut est un logiciel de gestion d'entreprise complet, spécialement conçu pour les TPE et PME françaises. Au cœur de ses fonctionnalités, il propose une solution de dématérialisation des factures, tant pour les clients que pour les fournisseurs, facilitant ainsi l'édition, le suivi et le stockage des documents dans un environnement centralisé. Axonaut est également conforme aux normes légales françaises, intégrant le format Factur-X et respectant les directives anti-fraudes à la TVA.

Au-delà de ses fonctionnalités de dématérialisation, Axonaut se présente comme une solution tout-en-un qui facilite la gestion quotidienne des entrepreneurs et petites et moyennes entreprises françaises en proposant une multitude de fonctionnalités supplémentaires : CRM, gestion de trésorerie, devis et facturation, gestion de projets, etc.

Quelles sont les fonctionnalités de Axonaut ?

• Dématérialisation
• Gestion commerciale
• Gestion des ventes et des achats
• Gestion de projets
• Gestion des stocks
• Ressources humaines…

Quels sont les avantages de Axonaut ?

• Simplicité & Ergonomie
• Logiciel tout-en-un
• Service Client réactif
• Excellent rapport qualité-prix
• Certifications : NF Logiciel, Anti-fraude

Tarifs :

• 25€/mois et par utilisateur

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Yooz

Créé en 2010, l'éditeur met à disposition des solutions de dématérialisation de documents basées sur le Cloud, adaptées à une variété d'organisations, incluant les entreprises, les cabinets comptables, les collectivités et les associations.

La solution Yooz offre une gestion intégrée et optimisée des processus de dématérialisation, englobant des étapes cruciales telles que la numérisation, la reconnaissance automatique et l'enregistrement. Elle facilite également les imputations, le circuit de validation électronique, ainsi que l'exportation des écritures vers les systèmes ERP ou les logiciels comptables.

Quelles sont les fonctionnalités de Yooz ?

• Dématérialisation
• Archivage
• Précomptabilité
• Gestion du processus P2P, bons de commandes…
• Workflows de validation

Quels sont les avantages de Yooz ?

• Conformité réglementaire (Factur-X, PDP, normes françaises)
• Service client
• Technologie OCR

Tarifs

• Sur demande

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Pennylane

Pennylane est un outil qui centralise en temps réel tous les flux financiers des entreprises, facilitant la collaboration avec les experts-comptables. C’est un outil de gestion financière tout-en-un, ciblant principalement les TPE et PME. Il propose un module de facturation complet qui permet d'automatiser et de centraliser la gestion de vos factures, facilitant ainsi la transition vers la facturation électronique. Pennylane est également en phase avec les standards Factur-X, garantissant une compatibilité avec les exigences administratives.

Pennylane propose une interface unique pour gérer l’ensemble de vos finances, évitant ainsi la multiplication des logiciels.

Quelles sont les fonctionnalités de Pennylane ?

• Dématérialisation
• Facturation
• Comptabilité sur le système Français
• Gestion des ventes et des achats
• Pilotage de la trésorerie

Quels sont les avantages de Pennylane ?

• Collaboration simplifiée avec votre expert-comptable
• Conformité réglementaire (Factur-X, PDP, normes françaises et internationales)
• Sans engagement
• Support client dédié

Tarifs

14 à 199€/mois et par utilisateur

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Flowie

Créé en 2022, Flowie est une solution de gestion financière et comptable unifiée à destination des entreprises de toutes tailles, des TPE jusqu’aux grands groupes.

Elle a développé une solution de dématérialisation des factures fournisseurs et clients qui s’appuie sur des technologies avancées. Au-delà de ses fonctionnalités de dématérialisation, la solution permet, en interne, de synchroniser les processus des équipes comptables, financières et opérationnelles, et en externe, de briser les barrières de communication avec les fournisseurs et clients.

Flowie se connecte aux ERP, CRM, banques, TMS, et autres outils no code, pour centraliser et rendre les données de l’entreprise actionnables.

Par exemple, la solution met à disposition des équipes financière et comptable un copilote IA de validation des factures qui s’appuie sur l’ensemble des données de l’écosystème applicatif pour pré-valider les factures, fournir des recommandations...

Quelles sont les fonctionnalités de Flowie ?

• Dématérialisation
• Collaboration interne (entre les équipes) et externe (avec fournisseurs et clients)
• Précomptabilité
• Gestion des process P2P et O2C (achat et vente)
• Workflow de validation et de paiement
• Gestion des cash flows (paiements, pilotage de la trésorerie)
• Copilote intelligent (prévalidation, recommandations financières…)

Quels sont les avantages de Flowie ?

• Simplicité d’utilisation
• Technologies avancées (IA et OCR ultra-performant)
• Mobile friendly
• Conformité réglementaire (Factur-X, PDP, normes françaises et internationales)
• Intégration avec les principaux ERP, CRM, banques, TMS

Tarifs

• Gratuit à vie pour les TPE (<100 factures par mois)
• Sur demande pour les entreprises avec > 100 factures par mois

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Quels critères définir pour choisir son logiciel de dématérialisation des factures ?

1. La taille de l’entreprise

La première étape dans le choix d'un logiciel de dématérialisation des factures est de considérer la taille de votre entreprise. Les petites entreprises n'auront peut-être pas besoin des fonctionnalités avancées que peuvent offrir certains logiciels destinés aux grandes entreprises. D'un autre côté, une grande entreprise pourrait nécessiter un logiciel plus robuste, capable de gérer un volume élevé de transactions et intégrant des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des workflows et l'intégration ERP.

Petites entreprises :

• Simplicité d'utilisation : Un logiciel facile à utiliser et à configurer
• Vitesse de déploiement : Une solution dont la mise en place est simple et rapide.
• Coût-efficacité : Un outil qui offre un bon rapport qualité-prix.

Grandes entreprises :

• Scalabilité : Un logiciel capable de s'adapter à une croissance rapide.
• Fonctionnalités avancées : Des outils qui offrent des fonctionnalités complexes pour une gestion optimale.
• Gestion des droits : la capacité à maîtriser les droits et habilitations des utilisateurs finement.
• Sécurité : prévenir les fraudes et garantir le plus haut niveau de sécurité.

2. Vos besoins

Identifier vos besoins spécifiques est une étape cruciale dans le choix d'un logiciel de dématérialisation des factures. Voici quelques points à considérer :

• Automatisation : La capacité du logiciel à automatiser des tâches répétitives.
• Conformité légale : Le respect des normes et réglementations en vigueur.
• Personnalisation : La possibilité de personnaliser le logiciel selon vos besoins spécifiques.
• Dimension internationale : La solution doit pouvoir répondre aux normes en vigueur dans chacun des pays où se trouvent les clients et fournisseurs.

3. Les outils que vous utilisez déjà

Il est également important de prendre en compte les outils que votre entreprise utilise déjà. Un logiciel de dématérialisation des factures devrait pouvoir s'intégrer facilement avec :

• Systèmes de comptabilité : Pour une gestion financière fluide, capacité à gérer directement les comptes bancaires et avoir de la visibilité sur la trésorerie.
• CRM : Pour une meilleure gestion de la relation client.
• Systèmes de gestion documentaire : Pour une organisation optimale des documents.

4. Votre budget

Enfin, votre budget est un facteur déterminant dans le choix d'un logiciel. Il est essentiel de trouver un équilibre entre le coût et les fonctionnalités offertes. Voici quelques points à considérer :

• Coût initial : Le prix d'achat du logiciel.
• Coûts de maintenance : Les frais associés à la maintenance et aux mises à jour du logiciel.
• Retour sur investissement : Évaluer le potentiel de retour sur investissement que le logiciel peut offrir.

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A retenir

L'adoption d'un logiciel de dématérialisation des factures est une étape cruciale pour moderniser et optimiser vos processus financiers. Il est essentiel de sélectionner une solution qui correspond parfaitement à vos exigences et à votre budget. Bien que ne se limitant pas à un système de dématérialisation classique, notre solution, Flowie, est dotée de fonctionnalités innovantes de gestion des factures disposant des dernières technologies pour garantir efficience opérationnelle, sécurité et conformité.

Il permet de diviser par 5 le temps de gestion des factures, de réduire de 90% les fraudes et les erreurs de facturation.

Envie de savoir comment Flowie peut répondre à vos besoins en matière de dématérialisation des factures ? Demandez une démo gratuitement !

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