Le formulaire client de 90 secondes
Intake litige structuré. Routage automatisé. Résolution en jours, pas en semaines. Remplacez la boîte email AR par un formulaire typé qui déclenche le workflow de gestion des litiges à la soumission — et suit le SLA dès le premier clic.
En chiffres
Le cas d'usage
Un client conteste 1 facture sur 14. Aujourd'hui, ce litige arrive comme un email non structuré dans votre boîte AR : pas de numéro de facture, pas de montant contesté, pas de référence BC, parfois pas de motif — juste « cette facture est fausse, rappelez-moi ». Votre équipe AR passe 11 minutes par litige à extraire les bases. Puis 3 jours à le router à la bonne équipe (discordance BC vers les ops, problème qualité vers le service client, doublon vers l'AR). Résolution médiane : 18 jours. Impact DSO : réel. Satisfaction client : dégradée.
Le formulaire Litige Facture structure la porte d'entrée. 12 champs typés, 90 secondes pour soumettre (pré-rempli quand on arrive via le lien facture), et la soumission déclenche le workflow Dispute Management. L'Agent IA de routage lit motif + montant + urgence et oriente vers la bonne équipe en moins de 60 secondes. SLA tracké dès le premier clic. Résolution médiane : 4 jours ouvrés, pas 18.
Pour qui
Capacités
Quand le client clique sur le lien « Contester cette facture » dans son email, le formulaire s'ouvre avec numéro de facture, date, montant et nom du fournisseur déjà renseignés. Le client remplit le POURQUOI, pas le QUOI. Temps moyen de soumission : de 8 minutes à 90 secondes.
La soumission déclenche le workflow Dispute Management. L'Agent IA de routage lit motif + montant contesté + urgence et oriente vers la bonne équipe : discordance BC → Opérations AR, problème qualité → Service Client + QA, doublon → réconciliation AP/AR, urgence Critique → CSM senior. Pas de file de triage. Pas de transferts inter-départements.
Chaque litige reçoit un numéro de dossier à la soumission. Le compteur SLA démarre immédiatement. Standard : 5 jours ouvrés. Urgent (paiement bloqué) : 2 jours ouvrés. Critique (impact supply chain) : accusé même jour + résolution sous 24h. Les dépassements remontent automatiquement à votre responsable AR et au CSM client.
Les bons de livraison, rapports d'inspection et BC uploadés sont analysés par l'Agent IA OCR. Numéros de BC, dates de livraison, quantités et écarts sont extraits automatiquement et rattachés à la fiche Task. Votre équipe voit des preuves structurées, pas un PDF à ouvrir et lire.
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